GAMA: Monitor de Subproyectos y Gestiones propias

[hruschka]

El MONITOR funciona en base al programa phpBB2, que es una aplicación diseñada para foros de discusión. Considerando, que las decisiones del proyecto deben tomarse en base a discusiones abiertas entre los actores, esta aplicación parece adecuada como herramienta de administración, acompañamiento y monitoreo de los subproyectos.

Las 4 Regiones donde el proyecto se ejecuta, así como posibles combinaciones de las mismas conforman los 6 foros principales del MONITOR: "Subproyectos por Región"

En cada uno de estos foros, cada subproyecto (desde su propuesta hasta su posible ejecución) constituye un "Tema". Es decir: Para cada propuesta de subproyecto recibido por parte del proyecto GAMA o una de sus contrapartes, se abre un "nuevo tema" en el foro respectivo.

Esta tarea de ingresar el nuevo subproyecto (como "nuevo tema") es responsabilidad de la entidad receptora de la propuesta. En caso de una "idea" de subproyecto se puede ingresar una transcripción literal de la solicitud indicando las partes solicitantes; en caso de un proyecto elaborado a nivel de detalle se debe limitarse a publicar un resumen que permite a los demás tener una idea clara acerca de la propuesta. Asimismo al aperturar un tema (propuesta de subproyecto) se debe indicar la información complementaria acerca de documentos recibidos, fecha de recepción, y otros datos relevantes.

Los siguientes pasos consisten en respuestas consecutivas de parte de los demás miembros competentes en el proceso de aprobación, hasta la toma de una decisión consensuada acerca de la aprobación o rechazo de la propuesta. A fin de una administración ágil de las propuestas, los miembros de los Grupos "Personal Gama" y "Contrapartes" ingresarán por lo menos una vez a la semana al sistema MONITOR, opinando acerca de las decisiones pendientes.

En caso de rechazo de una propuesta, se cierra el tema; en caso de aprobación, la "discusión" del tema continua, registrando todas las actividades de acompañamiento, observaciones y recomendaciones pertinentes mediante "respuestas" al tema. Terminada la ejecución del subproyecto, se cierra el tema (subproyecto).

[hruschka]

Todos los foros tienen un o más "Moderadores", por lo general los miembros del grupo "Personal GAMA". La tarea de los moderadores es mantener la secuencia lógica y la legibilidad de los foros, y corrigir eventuales errores involuntarios sin alteración de contenido.

Los derechos de acceso de los moderadores son en principio los mismos que los de los miembros del grupo "contrapartes", con excepción de poder adicionalmente:
- abrir nuevos temas en calidad de "aviso" o "postit"
- iniciar "encuestas"
- mover temas a otros foros si alli encajan mejor
- borrar o editar mensajes que contienen contenido o lenguaje ofensivo o inapropiado
- formatear mensajes para dar mayor legibilidad
- declarar temas (subproyectos) como "cerrados"

[hruschka]

Usuarios que no pertenecen a grupos:
1. No registrado: Puede ver y leer todos los mensajes del foro
2. Registrado: Lo anterior y puede solicitar ser incorporado a un grupo de usuarios

Usuarios que forman parte de grupos:
3. Interesados: Una vez aprobada la membresía pueden ver y leer los mensajes, y publicar sus preguntas y comentarios en los Foros Públicos
4. Funcionarios Contrapartes: Lo anterior, y pueden publicar comentarios en el expediente de subproyectos y temas ya aperturados
5. Representantes Regiones: Lo anterior, y pueden ingresar nuevos subproyectos (propuestas recibidas en sus oficinas), así como re-editar sus mensajes
6. Personal GAMA: Lo anterior, y pueden moderar los foros de los cuales son moderadores (ver mensaje anterior).

Membresías en grupos de usuarios:
Los grupos 5 y 6 comprenden los funcionarios respectivos en base a su nombramiento. La incorporación a los grupos de usuarios se realiza por parte del administrador del sistema en base a las comunicaciones respectivas.

Los grupos 3 y 4 son “grupos abiertos”, es decir usuarios – una vez registrados – pueden solicitar membresía en estos grupos. Las solicitudes serán atendidas en base a la descripción del grupo respectivo, y previa verificación de los datos ingresados al registrarse, a fin de evitar SPAM de parte de usuarios anónimos.

Registrarse (es decir, pertenecer al grupo 2) es pre-requisito para poder solicitar membresía en los grupos 3 y 4.

[hruschka]

Mejora de estructura: Sub-carpetas

Con la finalidad de tener una mejor estructura del sistema MONITOR, y poder distinguir más fácil entre propuestas pendientes, subproyectos en ejecución y expedientes cerrados, se ha creado (y se creará) las respectivas sub-carpetas en la categoría "Subproyectos por Región".

Nuevas propuestas por lo tanto deben ser ingresadas en la respectiva sub-carpeta "Propuestas (...)". Los expedientes permanecen en la carpeta de propuestas hasta su aprobación o desaprobación. En este momento un Moderador moverá el expediente a la nueva carpeta respectiva.
Nota: para usuarios que no son moderadores, el sistema por lo tanto no permite ingresar nuevos temas (=subproyectos) en las carpetas de "subproyectos" o "archivo", sino sólamente en las carpetas "propuestas"

Otra mejora para facilitar el seguimiento: Mensajes no leidos

Ahora mensajes no leidos se mantienen marcados como tales, inclusive si el usuario se sale del sistema (similar como sucede en programas de correo). De tal forma se espera que nadie "se pierde" un nuevo mensaje, aúnque si no los lee todos de una vez. Por supuesto esto funciona solamente para usuarios registrados.